エコバッグのあれこれ Q and A

展示会開催に必要な準備とは? 円滑な運営と集客のためにすべきこと

更新日:

こんにちは!エコバッグハウスです。

このブログに興味を持っていただいた方の中には、これから出展されるという方も多いと思います。

初めて出展される方は何から手をつけていけばいいのか分からないということはないでしょうか?

今回は、展示会開催に必要な準備と、円滑な運営と集客のためにすべきことを、ご紹介していきたいと思います。

 

 

展示会に出展が決まったら

展示会に出展が決まったら目的とコンセプトを明確にしましょう。

目的

まず、整理したいのが『目的』です。

なんのために出展するのかということを改めて整理しておきましょう。
ここにズレがあると、その後のすべてに影響が及び展示会に参加した意味が分からなくなります。

あなたが、このリーダーに任命されたら、まずは、ここを明確にすることです。
不安であれば、簡単な資料を作り、上司もしくは先輩スタッフに確認、アドバイスを得てください。
言葉に置き換えることで問題点が見つけやすくなります。

しかし、なかなか計画通りには進まないのも現実です。
また準備万端で出展当日を迎えてもアクシデントはつきものです。

そんな時は、必ず『目的』に戻る事です。
目的を確認することで、アクシデントの解決方法は必ず見つかります。
そして目的がしっかりしていれば、なにより安心できます。

目的がはっきりっしていれば、内部スタッフ、外部スタッフ、協力企業や業者さんなどとのミーティングや指示、発注においても明確にできるはずです。

テーマ

次は『テーマ』についてですが、ここも大切なので別途後述します。
そちらを参照してください。

スケジュール

続いて、スケジュールを立て、備品をピックアップに進みます。

目的とテーマが見えたら、次はそこへ向かって進む道筋を見つけます。
日程を詰めていきます。

スケジュール表を作成しましょう。
様式は問いませんが、当日までのロードマップが頭に描きやすいものがイイでしょう。
資料を見なくても、常に頭にある、聞かれたらすぐに応えられることがポイントです。

スケジュール表を完成させることが大切なのではありません。
各スタッフとの共有が大切なので、彼らも理解しやすい、指示・依頼しやすい様式がいいでしょう。
ネット上にテンプレートが多くあるので、カスタマイズして利用することが出来ます。

計画を立てる上で優先するのは、外部への依頼・発注です。
外部発注の項目を優先してスケジュール化させます。
特にノベルティの制作など時間のかかるものは、納期確認をしっかりと行い余裕を持って発注するようにしましょう。

早めに依頼しておくことで事故も防げますし、突発的な依頼に対しても対応しやすくなります。
そうした業者・スタッフなど協力会社とのいい関係を築くためにも優先してスケジュールを立てることをお勧めします。

展示会当日から逆算する方法で書き込んでいきます。
社会的な休み(土日・祝日など)をマークし、それ以外で動けない要素もマークしましょう。
もし外国への依頼や発注などが発生する場合は、その国の慣習も考えておきましょう。
概要ができたら、上司などの意見を交え作りこんでいきます。

いったん決定したスケジュールですが、変更はつきものです。
変更したらすぐに関連する部署や業者と共有しましょう。
変更が少ないほどスケジュール作りがうまい証拠です。そこを目安に研鑽を重ねましょう。

備品・発注管理

備品や発注管理はスケジュールとリンクする大切な業務です。

項目別にピックアップすることで依頼・発注漏れを防ぐこともできますし、追加提案などもスムーズに進みます。
ここでリストアップした項目はすべてスケジュール化されていなければいけません。

一覧表にまとめておきます。
項目・数量・発注先などを埋めていきます。
発注済み・納品済みなどが確認できる項目があると事故防止につながります。
こちらもネット上からダウンロード可能です。

費用の概算

そしてもっとも重要なのが予算管理です。
備品・発注管理表でリストアップした項目ごとに予算を書き入れます。
外部へ発注する項目については見積をとり、より具体的な金額を把握します。
この表で予算管理まで出来ることが望ましいのですが、経費だけ抜き出した一覧表があると便利です。

予算配分が正しいかどうか、判断しなければいけません。
ここで基準になるのが『目的』です。
この予算で目的を達成できるか、目的に相応しい予算になっているか、構成になっているのかを検討しましょう。

また、概算で予算を決めてから(提示されてから)計画を立てる場合もあります。
総額や項目別に差異が生じた場合は、目的に戻ることで修正するべきポイントが見えてきます。

 

展示会のテーマを決めるポイント

ここは大切なのでじっくり時間をかけてテーマを決め、コンセプトを練っていきましょう。

展示会出展を成功させるには、目的、テーマ、さらにコンセプトが何かを関係者全員が共有することです。
そして、それが来場者(参加者)に伝わったかどうかで成功できたかの判断が分かれます。

目的は定めるもの、テーマは掲げるもの、コンセプトは練るもの。となります。

例えば、家事の時短が期待できる新商品をPRして知名度を向上させたいという目的を定めたとします。
その商品特性によって得られるポイントを整理し、テーマとして掲げます。

そして、その目的につながり、テーマを理解してもらうには、どのような情報を投げることで、またどのような方法を使うことでお客様と共有できるか、というコンセプトを練り込みます。

目的:新商品の知名度アップ
テーマ:女性を家事から解放しよう。
コンセプト:ニューヨークで活躍するキャリアガールのライフスタイルを目指して

目的は自社製品の知名度アップのためですが、テーマ設定からターゲットのためという意識が生まれ、コンセプトを検討する時点ではより具体的なターゲット像を設定することになります。

コンセプトが明確でなければ、パネルなどの会場作り・ブースの演出や装飾・スタッフユニフォームやイベントスタッフの人選などに統一感を欠くことになります。
販促物の仕様やデザインにも同様のことが言えます。
依頼・発注したのに予定やイメージ・想定と違うものが出来てくることになります。

そういう場合はコンセプト設計が未熟なことが原因です。
発注依頼された業者も、具体性の薄い内容では期待通りのものを提案できません。
なんども修正・やり取りが続くと発注先との信頼関係が悪くなります。
なによりスケジュール通りに進みません。

また内輪受け、手前勝手なコンセプトの設定ではお客様に適格な情報が伝わらず、目的を達成できません。
多方面から捉えるような視点をもち、客観的な意見・判断を聞き練り込んだコンセプトを産出すのです。

 

 

展示会の集客数を伸ばすには

ブースへの集客を図るには、情報収取と的確な情報発信が必要です。

展示会場への来場内訳を知ることから始めます。
会場全体への集客は主催者側が把握しているはずです。
多くの場合、来場者アンケートなどを実施していますので前回までの資料を提供してもらい傾向を把握します。

その傾向から、自分たちのブースへ集客する方法を考えていきます。
会場全体のレイアウトから導線を確認し、集客上の弱点を把握します。
弱点を回復できる方法が見つかれば集客につながるはずです。
また YouTube などで前回の様子を探してみましょう。
データでは見えてこないことが発見できるかも知れません。

策が見えたら、情報を届ける媒体を作ります。
文字情報・画像情報を伝えるためにチラシやパネルなどが有効ですが、設定したコンセプトに沿って作成します。
ターゲットが手に取ってもらえそうなノベルティと一緒に渡したり、手にすることで得られる特典を付けたりする方法もあるでしょう。

ブースの装飾・演出も大切です。
目を引くことが必要ですが、コンセプトに沿って訴求します。
パネルなど会場備品の統一感、照明、ナレーションの内容・声の抑揚・BGM、動画の内容、イベントスタッフなど、来場者が興味を引いてくれる方法が見つかります。

展示会などイベントへの参加・開催はやってみないと分かないことが多くありますから、初日の段階で反省点を把握したら、改善するべき点をあげ、素早い対応を検討します。

会場演出の一部変更、ノベルティの変更・追加、チラシなどの広報物の作り直しなどが必要なことがあります。
外部業者などと有益な関係を築いておくことは、そうした緊急事態を乗り切ることが出来るのです。

 

展示会当日までに準備すること

展示会当日までに準備することや確認しておかなければならないことは沢山あります。

展示会2週間前

備品や発注物の手配が済み、一部納品される頃となります。
ノベルティや備品などは搬入しやすいように、また会場で使いやすいように区分しておくと混乱せず安心です。

この時期になると、細かい部分での準備不足が見えてきます。
例えば備品を会場まで運ぶ車両を用意していない、運ぶスタッフを考えていなかった、搬入について主催者側へ報告を忘れていたなどです。
大きな事柄の先にある、細かい作業にこそヌケが多いものです。

展示会に関係するスタッフ、業者間の意思疎通を再確認しましょう。
展示会成功に向けて、気持ちをひとつにしていくことが大切です。

搬入・搬出の段取りを再確認する、展示会初日の段取りを確認する、関連するスタッフのスケジュール変更がないか確認する、不足するスタッフを補充する、外部スタッフとの連絡を密にするなど、関わる人とその動きを再確認していきます。

特に会場を作ってくれる業者との関係は大切です。
普段利用している業者であれば安心できますが、主催者が業者を指定する場合もあります。
初めて利用する業者なので、当然ですが指示・依頼された通りに作業が進みます。
こまかなニュアンスが伝わりにくい場合も多いので、設営中に何度も会場に足を運び、まめに相談しながら進めるようにしましょう。
ここでも意思疎通をしっかりとして気持ちをひとつにすることが大切です。

展示会1週間前

運営スタッフのミーティングが必要な時期になってきました。
展示会当日に向けて、スタッフ全員のきもちがひとつになり、盛上るタイミングを見つけましょう。

目的に向けたそれぞれのタスクを理解・把握してもらい、動きに生かしてもらいます。
スタッフと来場者に扮してリハーサルを繰り返しルーティンが体得できれば安心です。

スタッフそれぞれの集合時間、場所、移動方法などを最終確認し、連絡網、天災や想定外の事態発生の場合の対応方法などを理解して展示会初日に備えます。

 

展示会当日動きをスムーズに行うために

開催当日のミーティングは必要ですが、出来るだけ短時間で済むように資料を作っておき、情報を共有するように努めます。
スタッフそれぞれが主役であることを再確認してもらい、気持ちを引き締めます。

そしてプロジェクトのリーダーは、当日動かず、何もしないことに徹します。
スタッフが動きやすいように気をつかい、お客様との接点が生まれるようにコントロールします。
準備万端で進めてきても、必ずと言っていいほど不慮の事態が発生します。
そうなったときに各スタッフが判断を仰ぎにくる場所がリーダーです。

判断に迷ったら、目的・テーマ・コンセプトを復唱します。
答えがみつかり、道が見えてきます。
業者と相談し、急な対応(無理な対応)をお願いすることがあります。
しかし気持ちをひとつにしておけば、解決につながります。

主催者との窓口もリーダーの役割です。
思わぬ苦情や、想定外の要望がある場合も応える必要がありますが、関係スタッフや自社の不都合・不利益につながることであれば安易に折れないこともスタッフの意気高揚につながります。
状況判断が求められます。

どのように終わらせることができるか 次に生かすことは何かを考えながら行動します。

展示会が始まったら、その日は事故なく、苦情もなく終わることが出来るか、さらにはどのような成果を得ることができるかに集中します。

目的を達成できたか、テーマはお客様に届いているか、コンセプトにズレはないか、エンドユーザー・顧客にまで伝わっただろうか。
展示会期間中は胃の痛くなる日が続きます。

モノやコトの事前の準備が大切です。
そして関係するスタッフのきもちをひとつにすることでスムーズな流れが出来ます。
それがうまくいっていれば期間中・会場では何もしないこと、動かなくても大丈夫です。
胃も、それほど痛みません。

 

展示会にオススメの不織布バッグ


不織布 アドバッグ 75 小判抜き A4

不織布 ベーシックトート 100 A4縦

不織布スクエアトート(L)

不織布イベントバッグ

不織布バッグ一覧はこちらから

展示会用バッグ一覧はこちらから

 

 

まとめ

いかがでしたでしょう。

展示会出展において必要な準備や、円滑な運営と集客のためにすべきことなど、お分かりいただけたでしょうか?

展示会が無事終了し、目標を達成できることを望んでいます。

このブログが少しでも皆さまの参考になれば幸いです。

-エコバッグのあれこれ Q and A

Copyright© オリジナルエコバッグ・トートバッグ・名入れ印刷のエコバッグハウス , 2020 AllRights Reserved Powered by AFFINGER4.