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展示会後のお礼メールの書き方とは?適切なフォローで次のステップへ

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こんにちは!エコバッグハウスです。

このブログに興味を持っていただいた方の中には、展示会出展後にご来場いただいたお客様をどうフォローしていけば獲得に結びつけることが出来るのかよく分からないという方も多いと思います。

今回は、展示会後のお礼メールの書き方など適切なフォローについてご紹介していきたいと思います。

 

 

展示会後にお礼メールを送る重要性

自社の商品やサービスを紹介したい、一方何か参考になる製品やサービスはないか?
そうした企業が多く集まる展示会は、情報が交錯する貴重な場です。

自社のブースに訪れた来場者は、将来の顧客となる可能性を秘めています。
それは一方にとってのチャンスではなく、双方にとってのものでなければいけません。

そのような観点に展示会に立ち接する、そしてその後のフォローに役立てます。
いかに自然に接点を持ち、見込み客へ変化させられるか否かは、お礼状などのフォローに大きく左右されると言っても過言ではないでしょう。

見込み客のことをマーケティング用語で『リード』と呼びます。
名刺を交換し、製品やサービスの説明をさせていただいたのであれば、お礼状を送っても失礼はないでしょう。

1枚の名刺から、見込み客(リード)そして顧客へ導くためにも、重要なプロセスだということはご理解いただけると思います。

お礼状というミッションは、あなたが展示会に立った時点で始まっています。
展示会マーケティングをより効果的なものにできる、お礼状(メール含む)の書き方について考えてみましょう。

 

来場者にお礼メールを送る際のポイント

ブースを訪ねていただいた方と、どのように接したかでお礼状を受けとった時の印象が違ってきます。
これはご自身でも経験があると思います。

来場者は、目的のブースを目指すだけでなく、思わぬ発見を楽しみにしています。
前者であれば、そもそも興味のある事案ですから、見込み客ではなく顧客要素が強い方です。
お礼状の書き方も、より具体的な内容でも問題ないでしょう。
後者の場合は、まずリードになり得るのかが勝負の別れ道と言えそうです。

ドアを開けてもらえるか。
ノックの仕方が大切になってきます。

来場者の属性ごとにフォロー計画を立てる

属性を取得するには、どうすればいいでしょうか。
名刺からは住所や事業内容などは取得できますが、それ以外の情報がノックのしかたに影響してきます。
来場目的・説明に対する反応や興味の深度はもちろんですが、事案とは関係ない年齢や趣味、家族構成など個人データが意外な効力を発揮します。

いただいた名刺に属性を記入するという方法もあるでしょうし、一緒に写真を撮る(またはコンパニオンと)など、整理するにはデジタル化しやすい方法を選ぶと便利です。

また、どのタイミングでお礼状を送るべきでしょうか。
とにかく早く送ることです。
遅くとも展示会が終了したら、次の営業日には送付するぐらいのスピード感が必要です。

その計画を実行するには、会期中に送付するための下準備が求められます。
属性を整理して、いつでも送るという作業に移れるようにしましょう。

文章は簡潔に、アイキャッチが有効

一般的にお礼状は読んでもらえません。
自ら読もうと望んだ書籍や雑誌以外は、なかなか読んでもらえないのが現実です。

ではどうすれば、その気になってくれるのか?
年賀状にヒントがあると思います。

展示会にいった方には、御社だけでなく多くのブース企業からお礼状や案内文が届いているはずです。
届くタイミングもほぼ同じだと思ってもいいでしょう。
年賀状と似ていますよね。

年賀状で目に留まりやすいのは、達筆な手書き・写真イラストなどのイメージ入りという順位ではありませんか。
または、何か特典とか仕掛けが付属しているとか。

お礼状も同じような順位だとすれば、手書きという方法がいいのですが、そこまでは求めません。
ハガキなど印刷物でもいいので、アイキャッチとして、ひとことだけ『手書き』で添えることで目がとまります。

そして、その内容は展示会場で知り得た情報(ただしプライバシーに注意!)を短く書き添えます。
相手の方が、あなたの顔や仕草を思ういだししてもらえれば、リード候補となり得るでしょう。

ノックは短く、リズミカルに。が、よろしいようです。

 

 

お礼メールのサンプル文例 2つ 送る対象の温度差を重視

お礼状をタイミングよく送るには、メールという方法も一般的になってきたと思います。
欧米に住む友人の例では、名刺を交わしながら、今度詳細をメールで送る旨伝え、その後チャットやビデオチャットで情報交換するというプロセスが多いとか。
具体的な商談までは、直接逢うことは少ないと、なともスマートでクールです。

展示会には多くの外国人も来場します。
また日本人であっても、上のような商習慣が身についている方も増えているでしょう。
そこに合わせる訳ではありませんが、便利で効率的な手法は活用するべきだと思います。

ただ、メールであっても日本人的なルールや慣習を守らなければ、いくらノックしても扉は開きません。
リードしても成立しません。

いくつか例を紹介しながら、考えてみましょう。

文例①

――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
【差出人】:●●太郎<abcdefg@example.jp>
【件名】:▲▲様【×××展示会】ご来場のお礼
――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
○○株式会社
▲▲様

平素より大変お世話になっております。先日はお忙しい中、【×××展示会】にて
当社のブースへとお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。

【株式会社○△商事】展示ブースにてご案内させていただきました【●●太郎】と申します。

■■が特徴の「(自社商品・サービス名)」は、▲▲様にとって有益な情報となりましたでしょうか?

<弊社ブース展示商品一覧>
【1】(自社商品・サービス名)
(商品詳細のURL)
【2】(自社商品・サービス名)
(商品詳細のURL)

貴社と同業種の企業様での活用事例など、▲▲様のご参考になる情報をお持ちし、改めて提案の機会をいただけますと幸いです。どうぞ今後ともよろしくお願い致します。
————————————————————————-
株式会社 ○△商事 △□総務部
●● 太郎
〒000-0000 東京都○○区△△1-2-3 □□ビル 7F
TEL:111-1111-1111(直通)  222-2222-2222 (代表)
MAIL:abcdefg@example.jp
————————————————————————-
今後配信を希望されない場合は、以下URLより配信停止をお申し付けください。
【配信停止用URL】http://aaaa.bbbb.jp/

このお礼状メールのポイントは、
①文章は簡潔に
②展示商品(またはサービス)へのURL
③展示ブースの内容を掲載
④配信停止方法の明示
となります。

もう少し踏み込んだ情報を求めていた方には、少し内容を変えて送ります。
内容以前に標題の内容から変えています。

文例②

――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
【差出人】:●●太郎<abcdefg@example.jp>
【件名】:【×××展示会ご来場のお礼】業務効率化の3つのポイントとは?
――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
○○株式会社
▲▲様
平素より大変お世話になっております。先日はお忙しい中、【×××展示会】にて
当社のブースへとお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。
<弊社ブース展示商品>
(自社商品・サービス名)
(商品詳細のURL)
弊社商品の資料請求やデモのご要望がございましたら、お気軽にご連絡ください。
また、業務効率化のお役に立つ3つのポイントを資料にまとめました。
貴社のお役に立つと幸いです。
(資料ダウンロードのURLやセミナー情報URL)
今後も、最新の情報をご紹介していきたいと考えております。
どうぞよろしくお願い致します。
————————————————————————-
株式会社 ○△商事 △□総務部
●● 太郎
〒000-0000 東京都○○区△△1-2-3 □□ビル 7F
TEL:111-1111-1111(直通)  222-2222-2222 (代表)
MAIL:abcdefg@example.jp
————————————————————————-
本メールは【×××展示会】でアンケートにお答えいただいた方や、名刺を交換させていただいた方を対象にお送りしております。
今後配信を希望されない場合は、以下URLより配信停止をお申し付けください。
【配信停止用URL】http://aaaa.bbbb.jp/

メールによるマーケティングでは、標題の書き方が重要だと言われています。
しかしあまり誘い込むような文面では、スパム?と警戒される恐れもあります。
内容によってはセキュリティソフトに除外される場合もありますので注意が必要です。

ハガキでは手書きという方法でハードルを下げることができましたが、メールはその方法は使えません。
しかし標題に展示会場で知り得た情報を盛り込むことで、ノックに気付いてもらえる可能性があります。
ただし簡潔にという事を踏まえておいてください。

 

お礼メール送信後のフォローアップ(ドアをノックするには)のポイント

お礼状、またはメールを送ったあとの反応が気になります。
対応が固くなったり、はたまた柔軟になったり。多く場合、前者でしょう。
ドアはまだ半開き、もしくはインターフォン越しという状態、もどかしい空気が流れています。

求めているものが何かを聞き出せれば対処は可能ですから、そこを聞き出せれば『詳しい友人を紹介したい。彼から聞けば、もっと好きになる。』というカードが切れます。

他部署からメールを送ってもいいか、同行してもいいかなどの方策が図れます。
機会損失を防ぐことになるのですが、あまり焦っても疎まれます。
ドアをノックする頻度、リズム、時間などを変えながら対応することです。

リードまで至ることができれば、商談の二文字も遠くありません。

 

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まとめ

いかがでしたでしょう。

一通のお礼状、メールが固いドアを開けるチカラを持っています。
心を込めて向かうだけですね。

このブログが少しでも参考になれば幸いです。

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