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展示会の案内状を書くマナー|お客さまの来場を促す書き方とは?

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こんにちは!エコバッグハウスです。

あなたは、半期に一度のセールを開催することになりました。展示会場はショッピングセンターで、あなたの出展ブースはテナントです。

セール期間中、多くのお客様にお出でいただき昨年よりも大きな売上を上げなければいけません。さて、どのような案内(販促活動)を展開すれば大きな成功につながるでしょうか。

今回は、展示会の告知で注意したいポイントや案内状を書くマナーを、ご紹介していきたいと思います。

主催とテナントの販促活動の目的の違い

セールを運営する主催者とテナントでは販促活動の目的が違います。目的が違うので、使う媒体が違います。表現も違ってきます。

主催者は「共同販促」

主催者は期間中多くの集客を促すことが目的になります。ショッピングセンターなどの販促活動では『共同販促』という位置づけです。

情報が不特定多数の方に届くように、マスメディアを使うことが多いでしょう。商圏内にチラシを折り込む方法です。ネットやSNSでの出来るだけ細かい情報発信も。

情報の内容は、開催期間・場所が協調され、各テナントの情報は均一で、限定されます。その他、集客するためのイベント告知などが掲載・発信されます。

テナントは「個店販促」

一方、テナントは自身の店舗に来てもらわなければ売り上げにつながりません。個別の情報を発信する必要があります。『共同販促』に対して『個店販促』という位置づけです。

競合する店舗よりもお得で価値の高い情報を、出来るだけ多くの方に届けなければいけません。もしくは直接届けなければいけません。

しかしDMであれメールやSNSであれ利用できる媒体は限られるので、競合他店との違い、差別化をしなければ記憶に残らず、成果に繋がらないという心配が生まれます。

展示会に話を戻すと、主催者は多くの方に来場してもらえるよう華やかで、ワクワクするような販促活動を展開するでしょう。タレントを使うかも知れません。番組や記事と関連させたパブリシティで認知度を深める方法もあります。

一方、出展社(テナント)は「自社ブースまで」来てもらい展示商品に興味を持ってもらわねばいけません。名刺という売上を一枚でも多く集めなければいけません。

そのためには印刷物であれ、メールなど電子文章であれ『案内状』を発信する方法があります。体裁は違いますが基本は同じ。ここでは目的に則った案内状の書き方と、送り方について整理しましょう。

展示会の案内状を書く際のマナー

何部作成し何通送るのかはそれぞれですが、一定数印刷することを前提に考えてみました。

フォーマットどおりに書く

案内状と言ってもビジネス文章に変わりありません。礼儀を踏まえ、常套を外さないフォーマットに準じた内容が必要です。

宛てた本人が開封するとは限りません。部下や秘書の方かも知れません。その方々も将来の見込み客になるかも知れません。部下を連れて展示会に参加するということも充分考えららます。

ファーマット通りに作成することで、以下の情報は伝わります。

発信日、時候の挨拶、案内文、日時と場所などを書く

主催者側で集客情報は発信済みですが、ここでも5W1Hに沿った情報提供は必要です。日時であり場所、何があるのかという情報を相手に届けます。

『起承転結』であれば、ここまでが『起承』にあたるでしょう。興味を持ってもらえればマズは成功です。

お客さまの来場を促すポイント

『転・結』に進むには、多少仕掛けが必要になります。打率は高いことが望ましいのですが、相手は十人十色、出来るだけ細かい仕掛けを考えましょう。

セールスポイントを明確に書く

タイトルが大切です。出展する目的、新商品の発表など興味を引くタイトル作りが有効です。やや煽情的な表現のほうが有効かも知れません。

『新商品展示のお知らせ』『業界初!○○に優れた新商品発表会』

どちらの表現が興味深いでしょう。

参加することで得られるメリットを書く

先着プレゼントやプレゼント企画などは、吹き出しなどを使い『目』に訴求するようにします。画像を掲載するとより効果的です。

手書きのコメントを添えて

多くの案内状は印刷物だと思われます。送る相手をABC別に区分し、手書きのコメントを添えるようにしましょう。無機質な案内状の中に温かさを感じると思います。

年賀状で同じような経験をしたことがあるでしょう。特に相手が既存顧客であれば、個人的な挨拶は嬉しいと思います。

テーマ別:展示会の案内状の例文

アパレル業界の展示会

アパレル業界の展示会案内の場合、封筒も含め感度の高いデザインも必要です。展示するメイン商品などとイメージを統一する必要もあります。新商品そのものを掲載して、興味を喚起する方法もいいでしょう。

文面は定例に沿ったものが自然です。時節の挨拶から始まり、必要事項を記載していきます。また展示会場が広くて、自社ブースが探しづらいということを考慮して、上記のような心づかいも大切です。専用サイトのURLを掲載するのもいいでしょう。

大切なのは、相手が行ってみたいと思う情報をいかに詰め込むかということでしょう。アパレル業界であれば、印刷物のデザイン・仕様なども重要な要素なのです。

製造業の展示会

製造業、ここでは食品加工業者の新商品発表を目的にした展示会参加をお知らせする内容をイメージしています。アパレル業界ほどデザイン性は重視されませんが、印象に残る工夫は必要です。新商品の画像など掲載して、興味を喚起する方法もいいでしょう。

文面は定例に沿ったものが自然です。これはどのような業界でも同じ。時節の挨拶から始まり、必要事項を記載していきます。

また自社ブースを探しやすい情報も掲載します。同じように専用サイトのURLを掲載するのもいいでしょう。

大切なのは、相手が行ってみたいと思う情報をいかに詰め込むかということでしょう。わざわざ足を運んでいただいた方にプレゼントがありますという気遣いは嬉しいと思います

展示会用のおすすめエコバッグ

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まとめ

大きな展示会であれば、自社ブースはどこにあるのか。会場案内図・番号、目印は何かなども有効です。同業他社が集まる展示会であれば、自社の優位性、お客様にとっての特典を訴求することも必要です。

案内状や招待状などのDMは個人宛に届きます。そこに掲載される情報は『展示会に来てほしい』では足りません。『自社ブースに来て欲しい。』という情報でなければいけません。

このブログが少しでも参考になれば幸いです。

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