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展示会参加後の報告書の書き方と例文|要点を押さえて簡潔に

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こんにちは!エコバッグハウスです。

今回は、展示会参加後の報告書の書き方を、例文を交えてご紹介していきたいと思います。

 

 

はじめに

なぜ報告書を作る必要があるのかを考えてみましょう。目的を把握しなければ内容の薄いものになる可能性があります。要点を押さえて、ナニを簡潔に書き、残さなければならないか整理してみましょう。

報告書作成の目的

1. 次の機会に生かすために

展示会に参加した目的は何だったでしょう?新商品や新サービスの知名度アップだったでしょうか。認知度を上げるものだったでしょうか。その目的は、どれほど達成したでしょうか。または不足した部分はどのようなことだったでしょうか。

新商品や新サービスの普及のためには、スケジュールに基づき、その進捗状況を確認しながら進めるのが一般的です。展示会参加もその一つだと思いますので、今回の状況次第ではさらに展示会に参加するべきか、または予定していた参加をやめて違う販促活動に移行する必要があります。その判断を得るために、報告書が必要になります。

2. 次年度参加(実施)のために

大きな展示会は毎年同じ時期に開催されることが多いものです。恒例になればなるほど集客が増え、商談につながる機会も増えてきます。今年参加した状況を記録しておくことで、次年度(次回)の指針になります。

また次回から担当者が変わるかも知れません。その方が戸惑わないように、またより効率よく運営するために報告書が活躍してくれます。

3. 他部署との情報共有のために

新商品や新サービスの開発に関わったのは、展示会を担当した部署だけではないはずです。他部署に協力があって開発され、展示会実施にこぎつけたハズです。展示会の準備も手伝ってくれたかも知れません。会場で得た情報、お客様からの意見・感想など報告書で情報共有しておくと次につながります。

事務的な情報共有ということも必要ですが、お世話になった方々への礼儀という意味もあります。

4. 外部業者との情報共有のために

印刷物などの広告物作成、ノベルティなどの手配、会場設営(デザイン含む)、スタッフ手配など、展示会の開催・運営には多くの外部業者が関わります。彼が担当した部分についてお客様からの意見・感想を情報共有するために記録を残す必要があります。

5. 主催者への要望のため

主催者の役割が十分であったのか、今後参加する意味はあるのか、それらを判断するために報告書が生かされます。特に集客は充分であったのかは重要です。

 

以上、目的別に整理しましたが共通するのは次につなげるためという事です。次回参加する場合の基準とするだけでなく、参加しないという判断を下すためにも報告書は重要なのです。

 

 

展示会の報告書に必要な項目

書き方について整理してみましょう。ここでポイントになるのは展示会に参加するために作成した『実施計画書(企画書)』です。

実施計画通りに進むことは、まずありませんが、その通りに進まなかった理由を把握する必要はあります。ただし、進まなくても思わぬ進展があれば、その理由を示しておくほうがもっと大切です。

まずは、実施計画書のフォーマットを立ち上げてください。

展示会の概要を書く

タイトルのほか、上記のような項目が記載されているはずです。まず客観的に記述することを心掛けます。また数値実績を詳細に記載します。

①参加日(参加期間)
日別に来場者数も記述します。個別ブースへの来場者も把握できれば併記します。名刺の数、配布した販促物なども記載します。

②展示会名
サブタイトル・主催者名なども記載します。

③会場
展示会場名のほか、展示ブース会場なども記載します。

④参加の目的
もっとも重要です!

⑤展示会の内容
ここは実施計画書を転載すればいいでしょう。トークショーなどイベントを実施したのであれば集客数なども記述します。                             

⑥その他
競合他社の状況も記述します。写真など画像を多用することでメリハリがあり客観的な報告内容になります。

参加して学んだこと(所感)について書く

最後は所感を記述して報告書をまとめます。ここで注意したいのは、文体や書式が『お手紙』や『読後感想』にならないことです。社会経験の浅い方に多く見受けられますが、主観が先行して展示会で学んだこと、得たこと、気が付いた内容が薄い場合があります。

所感の書き方、内容は上司や先輩からすれば担当者の人物評価にもなります。気負うことはありませんが、ここでも次につなげるという視点が必要です。

展示会の報告書を書く際のポイント

自社に生かすポイントを押さえる、事実と感想を区別して書く [h3]

この2項目はこれまでの項目と重複します。目的を捉え、他者に伝える、残すことを意識して報告書を作成することが大切です。

簡潔に書く

実施計画書を作成するうえで大切にしたいのは、出来るだけ詳細であることです。参加・運営するスタッフや、他部署、外部スタッフに内容を理解してもらわなければいけません。共通認識を図る重要なアイテムです。

一方、報告書は計画書に則り作成されますが、出来るだけ簡潔に記述することを良しとします。残念なことですが、大切な内容だと分かっていながら、熟読されることはありません。何か問題が発生したり、次回の検討をしたりするときに参考にされるケースが多い傾向があります。つまり簡潔に記述することが望ましいのです。

文章よりも画像やグラフなど目に訴えるものをメインに、それを言葉で補うということが望ましいようです。

展示会の報告書の例文

参加の目的

新商品『◎◎◎◎◎』のお披露目・知名度アップのため、幕張メッセで開催された『△△フェス2019』に参加した。

展示会の内容

新商品の詳細を理解してもらう映像コンテンツを会場で投影しながら、サンプル配布、ノベルティ配布を行った。

開催期間の来場者数:◎万人

サンプル配布:◎個/日

ノベルティ配布:◎個/日 

用意したサンプル・ノベルティはすべて配布できたが、来場者数を考えれば数量が不足だった。予備を用意しておくべきだった。

会場の様子  ※写真掲載

女性客が好むキャラクターなどを設定するとさらに集客できたと思う。競合の◇社では人気タレント××を起用していたが、集客は思ったほどではない。ターゲットの違いだと思われる。

所感

開催当日にノベルティが届かない事故があった。原因は業者との連絡ミス。幸い先方担当者が届けてくれたので事なきを得たが、チェック事項の把握が必要。また自身だけでなく、サブ担当とのダブルチェックが望ましい。

初めての参加だったが、近隣だけでなく遠方からの参加者も多くいたので、知名度アップだけでなく、直接商品に触れてもらう機会になった。次回の展示会参加は10月を予定しているが、それまでに広告活動に注力し、多くの方に興味を喚起すれば理解度はより深まると思う。

読まれない報告書、記憶に残る報告書

前の章でも書きましたが、重要度は高いのですが報告書は丁寧に読まれることは少ないというのが現実です。

まして文字量が多い報告書は・・・・・です。ですから読んでもらう工夫を考えないといけません。読まなくてもいい、斜めに、読まなくても見てさえもらえれば理解できる工夫、さらに次回開催や他展示会の運営の指針にされるもの。

画像や表、グラフを使う事だと思います。今なら動画を添付しておくことも可能でしょう。スマートフォンで撮影した動画でも十分説得力があります。

しかし記憶に残らなければ次に生かされることも少ないと思います。つまりただ画像や動画を張り、それにコメントをつけるだけの作業では伝わらないし残りません。では、どうする?

文字で伝えることも、画像や動画でつたえることも実は同じことだと気付きます。つまり何を伝えたいか、何を残したいか整理したかということです。

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まとめ

報告書を作成することはあくまで手段ですが、記憶に残る報告書を作成するには、何度も書くことや何枚も画像を撮ることが上達の近道になるようです。

このブログが少しでも参考になれば幸いです。

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