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展示会の企画書を書く方法とは?上司を納得させるためのポイント

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こんにちは!エコバッグハウスです。

企画書はさまざまな場面で必要とされてきたものですが、なぜ必要なのかを考えたことはありますか?また、どのような企画書が望ましいのでしょうか?

今回は、展示会の企画書の書き方やポイントを、ご紹介していきたいと思います。

はじめに

企画書を書く方法を探る前に、なぜ必要があるのか、どういう内容が望ましいのか把握する必要があります。

企画書作成は、社内コンセンサスを得るために必要です。展示会出展目的はなにか?その内容は?かかる予算は?そして、出展した事で何を得ることが出来るのか?出来るだけ具体的に整理した企画書にまとめることで、関係する部署・スタッフの情報共有が可能となります。情報の可視化と言っても良いでしょう。

重要なのは「社内決裁」を得るということです。決済権のある上司や経営層などが納得し出展許可をもらえるかという部分が大切です。気を付けたいのは、客観的な視点に立っているかということです。出展することが目的ではありません。必然性を訴えるだけでなく、リスクの認識も必要になります。競合他社の動向を探ることも忘れずに行いましょう。

また、企画書は見え方(見せ方)も大切です。資料の引用やグラフ・画像の使い方、言葉の選び方などについても他者の視点を大切にしましょう。直属の上司に提出する前に、同僚や先輩に相談するもの良いでしょう。自分が気付かないことを指摘してくれるはずです。

展示会出展用の企画書に必要な項目

具体的な項目や書き方に入る前に、『上司や決裁者は企画書を読んでくれない。』と思うことです。諦観すると言ってもいいでしょう。しかし、読んで理解してもらい決済をもらわなければいけません。日に何件もの決済案件を抱える上司ですから、興味を引き、読んでみようという仕掛けが必要なのです。マーケティングでは購買・行動までの消費者心理をAIDMAという頭文字で表しますが、こうした場面でも活用できます。

企画書書式(テンプレート)が決まっている企業もあるでしょう。それでも工夫はできるはずです。とにかく興味をもってもらい、表紙を開いてもらわなければ決済までのステップは踏めないのです。そして、読んでいくに従い、なるほどと納得させる。そのためにも、以下のような項目に従って、記述~整理していくことが大切です。

展示会に出展する目的

なぜ出展が必要なのか。新規商品・サービスであれば知名度のアップになるでしょう。単に製品名・サービス名の周知では不足です。具体的な特徴を絞り、そこを訴求することで名称と結びつきが生まれ、知名度は向上するはずです。既存商品・サービスの売上アップであれば、他者との比較がポイントかも知れません。

企画書の入り口です。ここでしっかり興味を惹きつけておかないと、次に読み進んでくれません。反対に、ここで『ん?どういうことを考えているの?』と思わせることができれば決済の可能性が高まります。また、難しい言い回しや表現は不要です。相手はおおむね年上の上司ですから、却って見透かされます。

目標

目的によって設定方法が異なりますが、数値化することが望ましいでしょう。大切なのは、なぜその数値を設定したのかということです。どのような根拠に基づいて導き出したのか、簡潔に記述する必要があります。

企画概要、出展のテーマ

出展が決済されたら、具体的な行動に移っていきます。このとき重要なのが、コンセプトの設定です。展示会出展はおおむねチームで対応します。そのチームスタッフが共通認識で行動するためにコンセプトを設定する必要があるのです。

会場レイアウトを担うスタッフ、会場装飾を担当するスタッフ、販促物など代理店と交渉するスタッフなど、全員が同じ出展テーマを理解していなければ統一感のあるものにはなりません。短い言葉・表現、わかりやすいものが良いでしょう。

当日のスケジュール

展示会の規模や内容にもよりますが、準備期間には最低でも3ヶ月は必要になります。開催当日から逆算したスケジュールの作成は必須事項です。担当スタッフを調整してスケジュールに落とし込みます。ガントチャート作りという言い方も一般的になってきました。あわせて実行予算を算出し、当日に向かってスタートします。

準備はスケジュール通りに進んでも、開催当日、必ずといっていいほどハプニング(正確にはトラブル)が発生します。憑き物だと言っても良いでしょう。そのため、当日のスケジュールは余裕をもって設定するとリスク回避が可能です。

そして、始まったら会期中の目標を気にしながら、どうやって無事に終わらせるかを考えることです。常に次のこと、次の事態に備えることが大切なのです。

ブースイメージ、レイアウト

平面だけでなくパースのような描写が望ましいので、施工業者に描いてもらうとイメージが共有できます。来場者の導線が大切ですが、それを見越してスタッフの役割・ポジションも落とし込みます。ただし、当日の動向しだいで柔軟に変更できるようにしましょう。

予算、出展費用 など

企画書段階での予算計上は重要です。金額そのものも大切ですが、その根拠がさらに重要になります。予算の対象となるものはモノとヒトに大別できます。モノの必然性は理解してもらいやすいのですが、ヒトについての判断は難しいです。内部スタッフが対応するべき部分、外部スタッフに任せた方がいい側面を明確に整理しておきましょう。

展示会出展用の企画書の作り方

費用対効果をわかりやすく書く

決済権者であればコスト管理、このポイントを注視します。と言っても、この項目だけが成立していればいいのではなく、掲げた目的、設定した目標、予定している実施内容などなど、すべての要素に一貫性がなければ納得されません。

決裁者は深く読もうとしないということを思い出してください。だからこそ、筋道を分かりやすく、アピールしたい箇所を簡潔に書く必要があります。

目標達成のための方法を書く

具体的な手法やツールを想定して記述しておくことで決済者がイメージしやすくなります。例となるイメージ画像などを添付すると言いでしょう。そして、その方法が目的にかなっていて、掲げたテーマと整合性があることを記述する必要があります。

ターゲットを明確にする

展示会は商品やサービスの特徴という情報を届ける場です。どのように届けるかだけでなく、誰に届けるかという事も重要ポイントです。ターゲットイメージを分析して具体的に書きだしてみるといいでしょう。できるだけ細かい属性までイメージを広げます。

展示会出展用の企画を立案するときのポイント

  1. すべての項目に根拠と理由が明記されていること。
  2. 特に予算づくりに整合性があること。
  3. 平易な表現を用いること。外来語・専門用語は出来るだけ避けること。
  4. 画像やグラフなどを使い、見ただけで理解できるもの。
  5. 短い、分かりやすい内容であること。薄くて中身の濃い企画書に!

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まとめ

誰のため、何のために書くのか。決して上司のために、決裁者のために企画書を書くのはありませんが、彼らのハンコが無ければ前に進まないということも理解しましょう。

そして、彼らは深くまで読まず、理解しづらいものは『×』となることもあります。実際に、文字が多く、専門用語が飛び交う企画書を読みたいと思いますか?イベント参加の前に、相手の立場になって企画書を作ることを心がけましょう。

このブログが少しでも参考になれば幸いです。

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